Pautas para la política grupal compartida para proveedores

Grupo Ajinomoto
Establecido el: 11 de noviembre de 2013
Revisado el: 1 de julio de 2018
Revisado el: 1 de noviembre de 2022
Revisado el: 1 de abril de 2024

Creemos que cada proveedor con el que comerciamos (que proporciona materias primas, productos y servicios) es un socio esencial para contribuir a sociedades sostenibles.

Es esencial que todos nuestros proveedores entiendan nuestra filosofía y formas de pensar del Grupo Ajinomoto, que trabajemos juntos, cumplamos con nuestras responsabilidades sociales corporativas y tomemos medidas a lo largo de nuestra cadena de suministro para hacer que nuestras sociedades sean verdaderamente sostenibles.

Las Directrices para la Política Compartida del Grupo para Proveedores (las Directrices) establecen acciones específicas que exigimos a nuestros proveedores en relación con las siete expectativas de la Política Compartida del Grupo para Proveedores (la Política). Hemos clasificado estos temas como temas obligatorios o de desarrollo. Requerimos que todos nuestros proveedores aborden temas clasificados como obligatorios. Al mismo tiempo, alentamos a nuestros proveedores a abordar más temas relacionados con aquellos clasificados como de desarrollo para ayudar a que nuestras sociedades sean más sostenibles y cumplir juntos con nuestras responsabilidades sociales corporativas.

El ámbito de aplicación de las Directrices es todas las empresas y empleados (incluidos los empleados permanentes, temporales, contratados y concesionarios) del Grupo Ajinomoto y sus proveedores, incluidas las empresas afiliadas y los fabricantes subcontratados. Apreciaríamos la cooperación de nuestros proveedores para comprender los propósitos y promover activamente el cumplimiento de la Política y las Directrices, incluso dentro de sus proveedores y contratistas (cadena de suministro anterior, distribuidores y sus respectivos empleados), que constituyen su cadena de suministro. .

También agradeceríamos la cooperación de nuestros proveedores al responder a los cuestionarios para que podamos comprender el nivel de cumplimiento de la Política y las Directrices. También solicitamos comprensión en caso de que necesitemos obtener más aclaraciones sobre el nivel de cumplimiento realizando visitas y solicitando el suministro de información.

Cuando se confirme que los temas obligatorios no se están cumpliendo, solicitaremos tomar medidas para mejorarlos. Además, cuando sea necesario, Grupo Ajinomoto brindará apoyo continuo para garantizar que dichas situaciones sean remediadas. Responderemos de manera adecuada, incluida la revisión de contratos con proveedores, cuando dichas situaciones no se solucionen o existan incumplimientos graves de cumplimiento.

Le pedimos amablemente su cooperación para cumplir con las Directrices, para que juntos podamos cumplir con nuestras responsabilidades sociales corporativas y ayudar a que nuestras sociedades sean más sostenibles.

Se solicita a los proveedores que cumplan con los requisitos legales y reglamentarios, y las normas sociales aceptadas de aquellos países y regiones en los que operamos; y establecerá un marco de cumplimiento para prevenir la violación de las leyes y el comportamiento inapropiado por parte de nuestra empresa y empleados, así como un mecanismo de respuesta que pueda manejar rápidamente los problemas a medida que ocurren.

Nota:

• Las empresas, como una necesidad para llevar a cabo sus operaciones, deben comprender diversos requisitos legales y reglamentarios pertinentes que imponen diversas obligaciones; debe obtener varios permisos, aprobaciones y licencias, según sea necesario; y también debe cumplir con varios requisitos, como estándares de calidad, métodos de etiquetado, emisión de documentos, informes periódicos y creación de registros de transacciones.

El soborno, las donaciones políticas ilegales y los comportamientos relacionados están estrictamente prohibidos para garantizar que las relaciones con los políticos y los gobiernos se mantengan sobre una base sólida y aceptable.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los requisitos legales y reglamentarios que prohíben el soborno y las contribuciones políticas ilegales se cumplirán estrictamente mediante la formulación de políticas relacionadas, la comprensión de los riesgos y la provisión de oportunidades de capacitación y educación al personal a cargo.
• Como métodos de comprensión y gestión del riesgo se implementarán los siguientes:
  • Ejemplos de iniciativas para entender el riesgo:
    • Evaluaciones periódicas de riesgos (auditorías internas)
    • Establecimiento de un departamento a cargo de la comprensión del riesgo
    • Implementación de capacitación y educación para gerentes
    • Colaboración con expertos externos
  • Ejemplos de iniciativas para gestionar el riesgo:
    • Compromiso de la dirección para hacer frente al soborno y la corrupción
    • Implementación de capacitación y educación para los empleados.
    • Compartir las políticas de la empresa con los proveedores

Nota:

• El soborno es la provisión de dinero, entretenimiento, obsequios o algún otro beneficio o ventaja a un empleado del gobierno o alguien de posición similar a cambio de una ventaja para el negocio de uno, como la adquisición o el mantenimiento de un contrato o transacción comercial, o la adquisición de una licencia o información no pública.
• Una donación política ilegal es, por ejemplo, hacer una donación política a cambio de una ventaja comercial, como la adquisición o el mantenimiento de un contrato o transacción comercial, o la adquisición de una licencia o información no pública; o hacer una donación política sin seguir los procedimientos correctos.

Se prohíbe el comportamiento de abuso de una posición negociadora superior que sea perjudicial para un socio comercial.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Las transacciones de compra deben llevarse a cabo de buena fe, imparcialidad y equidad, como si se basan en un contrato, y no deben abusar de una posición de negociación superior.
• Las leyes y reglamentos* relacionados con el abuso de la posición de negociación dominante deben cumplirse en los países donde existen tales leyes o reglamentos.

Nota:

• El abuso de una posición negociadora superior es cuando un operador comercial que está en una posición negociadora dominante utiliza esa posición para determinar o cambiar unilateralmente los términos y condiciones de las transacciones con un socio comercial en su propio beneficio o les impone demandas u obligaciones desventajosas.
  

Está prohibido dar y recibir beneficios inapropiados en relación con las relaciones con los grupos de interés.

Acciones específicas:
Obligatorio

• La entrega y recepción de beneficios inapropiados con las partes interesadas se evitará mediante la formulación de políticas relacionadas, la comprensión de los riesgos y la provisión de oportunidades de capacitación y educación a los empleados.

Nota:

• Dar y recibir beneficios inapropiados incluye lo siguiente.
  • Actos de soborno como dar o recibir dinero (incluidos obsequios, premios, premios en metálico) o entretenimiento más allá del alcance de las leyes, reglamentos o protocolos socialmente aceptados.
  • Actos que benefician a fuerzas antisociales (organizaciones criminales o terroristas) que afectan negativamente el orden social o las actividades sanas de la sociedad
  • Entrega de utilidades a accionistas específicos
  • Uso de información privilegiada, como la compra o venta de acciones de la empresa de un cliente en función de información importante no pública sobre el negocio de dicho cliente

Se prohíbe el comportamiento que impida la competencia equitativa, transparente y sin restricciones.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Están prohibidos los actos que impiden la competencia, como la formación de cárteles, es decir, la colusión con otras empresas dentro de una industria sobre el precio, la cantidad o el área de ventas de un producto o servicio, y la manipulación de licitaciones, es decir, la colusión con otros licitadores para determinar la parte o monto de la oferta ganadora.
• Los actos de competencia desleal están prohibidos, incluida la obtención y el uso ilegal de secretos comerciales de otras empresas, el etiquetado falso de los productos de otra empresa y el etiquetado de productos de manera engañosa, como en relación con el origen o la calidad de los productos de uno.

Se prohíben las infracciones de los derechos de propiedad intelectual de otras empresas.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se deben realizar investigaciones preliminares de los derechos de propiedad intelectual de terceros al desarrollar, producir, vender o proporcionar productos o servicios.

Nota:

• Los derechos de propiedad intelectual se refieren a derechos de patente, derechos de modelo de utilidad, derechos de diseño, derechos de marca registrada, derechos de autor, secretos comerciales, etc.
• La infracción de los derechos de propiedad intelectual incluye el uso no autorizado de los derechos de propiedad intelectual de un tercero, la copia ilegal de obras protegidas por derechos de autor, como software de computadora, y la adquisición y el uso de secretos comerciales de un tercero por medios ilegales.

Se tomarán medidas para garantizar el estricto cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios relacionados, establecer una estructura y sistemas de gestión de exportación e importación apropiados, y participar en los procedimientos adecuados de exportación e importación.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se garantizará una gestión adecuada de exportaciones e importaciones de conformidad con los requisitos legales y reglamentarios relacionados mediante la formulación de políticas relacionadas, la comprensión de los riesgos y la provisión de oportunidades de capacitación y educación al personal a cargo.

Nota:

• En cuanto a las importaciones, existen numerosas instancias, principalmente bajo la Ley de Aduanas, para que cada país requiera permisos, exámenes e inspecciones para cada producto por razones tales como salud e higiene.
• De igual forma, en cuanto a las exportaciones, existen diversas regulaciones para cada país y producto exportador, por lo tanto, se deben cumplir diversos requisitos de gestión de importación/exportación.

Se hará todo lo posible para divulgar activamente la información a todas las partes interesadas, independientemente de la existencia o no de los requisitos legales y reglamentarios.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se hará todo lo posible para divulgar información de manera activa y justa, promover el diálogo y mejorar la transparencia corporativa en relación con los clientes, accionistas, inversores, empleados, socios comerciales, comunidades locales, gobierno, medios de comunicación, etc.

Queda estrictamente prohibida cualquier relación con las fuerzas y organizaciones antisociales que representen una amenaza para el orden y la seguridad de la sociedad civil.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Todas y cada una de las relaciones, incluso para la compra de tierras o para facilitar actividades comerciales, con fuerzas y organizaciones antisociales están estrictamente prohibidas.

Nota:

• La Ley contra la Delincuencia Organizada de Japón prohíbe actos como las donaciones y el apoyo a fuerzas antisociales.

Se llevarán a cabo actividades para prevenir la mala conducta y se establecerá un sistema para la detección temprana y el manejo de la mala conducta.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se deben establecer sistemas, tanto internos como externos, para informar (denunciar) las malas conductas para permitir que la gerencia detecte las malas conductas en una etapa temprana.
• La confidencialidad de los denunciantes se protegerá adecuadamente.
• Se responderá a la mala conducta con prontitud y los resultados de tales respuestas se informarán al denunciante, según corresponda.

Se solicita a los proveedores que respeten los derechos humanos de todos los empleados, traten a los empleados con dignidad y proporcionen un entorno de trabajo seguro y confortable libre de trabajo forzoso u obligatorio o trabajo infantil.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Las políticas y el pensamiento de la empresa con respecto al respeto de los derechos humanos se publicarán y difundirán claramente a las partes relevantes, incluidos los funcionarios y empleados.
• Se entenderán los riesgos relacionados con los derechos humanos; y las siguientes iniciativas implementadas:
  • Ejemplos de iniciativas para entender el riesgo:
    • Se llevan a cabo evaluaciones periódicas de riesgos en materia de derechos humanos y auditorías internas.
    • Se establece un departamento encargado de entender y gestionar el riesgo
    • Los riesgos se entienden en cooperación con los sindicatos
    • Se obtiene el apoyo de expertos externos
• Se brindarán oportunidades de capacitación y educación a los funcionarios y empleados para comprender los problemas de derechos humanos, las tendencias internacionales con respecto al respeto de los derechos humanos (consulte las notas a continuación), etc.

Nota:

• El aumento de las cuestiones laborales y de derechos humanos que acompaña a la globalización de las actividades empresariales ha llevado a la creación de normas internacionales que fortalecen las respuestas de las empresas a estos problemas.
• Desde la presentación del Informe Colectivo sobre Empresas y Derechos Humanos a las Naciones Unidas en 2008, los temas laborales y de derechos humanos en la comunidad internacional se han consolidado como temas importantes en las normas internacionales de comportamiento, como a través del lanzamiento en 2010 de ISO 26000 ( Directrices sobre Responsabilidad Social) y la revisión de 2011 de las Líneas Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales.
• Además, en 2011, las Naciones Unidas aprobaron los Principios Rectores sobre Empresas y Derechos Humanos; y, con la formulación de planes de acción nacionales en cada país, se ha convertido en un estándar global que todos los países y empresas deben respetar.

Todas las formas de trabajo forzoso y la imposición de actividades contra la voluntad de un individuo están estrictamente prohibidas. Nuestras acciones se basarán en principios para contrarrestar prácticas que puedan conducir al trabajo forzoso u obligatorio. Es decir, garantizaremos la libertad de movimiento, prohibiremos las demandas de compensación por encontrar lugares de trabajo y prohibiremos todas las formas de coerción y servidumbre por deudas.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Debe respetarse el derecho de los trabajadores a abandonar libremente sus puestos de trabajo.
• Queda terminantemente prohibida la tenencia de documentos de identidad como documentos de identidad, pasaportes y permisos de trabajo por parte de los empleadores.
• Está prohibido trabajar durante horas no acordadas de antemano por un empleado.
• No se obligará a los trabajadores a pagar honorarios de personal temporal y honorarios relacionados de conformidad con las leyes y reglamentos de cada país* o las disposiciones de la OIT.
• Los contratos por escrito se celebrarán con todos los trabajadores en una relación laboral en su idioma nativo o en un idioma en el que tengan un conocimiento detallado.
• Se debe brindar capacitación y educación sobre salud y seguridad ocupacional a los trabajadores migrantes, como pasantes técnicos en capacitación y trabajadores de habilidades específicas (Japón), en su idioma nativo o en un idioma que comprendan detalladamente.

De desarrollo

• Se brindarán oportunidades de capacitación y educación en temas como los siguientes a los trabajadores extranjeros, como pasantes técnicos en capacitación y trabajadores con habilidades específicas (Japón).
  • Ejemplos de materias de formación/educación:
    • Derechos y normas laborales
    • Cómo acceder al alivio
    • Ley local
    • Lenguaje local

Nota:

• El trabajo forzoso es cualquier trabajo o servicio que las personas son forzadas o coaccionadas a realizar en contra de su voluntad.
  • El trabajo forzoso incluye, pero no se limita a, lo siguiente:
    • Obligar a una persona a trabajar en contra de su voluntad
    • La servidumbre por deudas es cuando se restringe la libertad de dejar el trabajo hasta que se pague una deuda.
    • Trabajo esclavo como resultado de la trata de personas
    • Trabajo penitenciario inhumano en entornos hostiles
    • Ser negado el derecho a dejar de trabajar o dejar un trabajo
    • Obligar a un empleado a depositar documentos de identidad como tarjetas de identificación, pasaportes o permisos de trabajo con su empleador
    • Coerción de un empleado para trabajar horas que no ha acordado de antemano

Es de vital importancia comprender la naturaleza destructiva del trabajo infantil y prohibir estrictamente el empleo de niños menores de la edad legal.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Las leyes y normas internacionales que prohíben el trabajo infantil se cumplirán estrictamente mediante la formulación de políticas relacionadas, la comprensión de los riesgos y la provisión de oportunidades de capacitación y educación al personal a cargo.

Nota:

• La Organización Internacional del Trabajo (OIT) establece que la edad mínima de admisión al empleo o al trabajo “no será inferior a la edad de finalización de la escolaridad obligatoria y, en ningún caso, será inferior a 15 años” y “la edad mínima de trabajo que pueda poner en peligro la salud, la seguridad o la moralidad de los niños no será menor de 18 años.” El trabajo infantil se refiere al trabajo que viola estos límites de edad.
• Algunos ejemplos de requisitos legales y reglamentarios que protegen a los trabajadores jóvenes del trabajo peligroso incluyen aquellos que restringen el trabajo nocturno y el trabajo peligroso. También en el extranjero, se considera trabajo infantil el empleo o la violación de las obligaciones de proteger a las personas menores de la edad mínima para trabajar, según lo estipulado en las leyes del país de residencia. En países donde no existen requisitos legales o reglamentarios relevantes, los actos que violan las convenciones y recomendaciones sobre la edad mínima de la OIT se consideran trabajo infantil. (El trabajo infantil se refiere al trabajo que impide el desarrollo saludable de los niños y no incluye ayudar a las familias en el hogar o en el campo o trabajar a tiempo parcial para ganar dinero de bolsillo).

Se tomarán medidas para respetar los requisitos legales y reglamentarios y las culturas de cada país y región. La discriminación en relación con las oportunidades de empleo, reclutamiento, promoción y compensación con respecto a todas y cada una de las personas por motivos de raza, etnia, nacionalidad, religión, creencias, lugar de nacimiento, género, edad, discapacidad, orientación sexual o identidad de género es prohibido.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Está prohibida la discriminación basada en cualquier factor, incluido el género, con respecto a cómo tratamos a las personas, por ejemplo en el reclutamiento, la promoción y la compensación.
• Deben establecerse sistemas y condiciones para facilitar que tanto hombres como mujeres disfruten de la licencia para el cuidado de los hijos (maternidad/paternidad).

De desarrollo

• Deben establecerse sistemas y condiciones para facilitar la reincorporación al trabajo de hombres y mujeres después de haber tomado una licencia para el cuidado de los hijos (maternidad/paternidad).
• Comprender el estado de afiliación (profesional) y el estado laboral de los empleados es importante para comprender el riesgo de violaciones de los derechos humanos de los trabajadores. Deben obtenerse los datos y registros pertinentes (como los datos para cada género con respecto al promedio de años de empleo, la tasa de ausentismo, la tasa de retorno de la licencia a largo plazo).

Nota:

• La discriminación se refiere a la concesión de oportunidades y tratos diferentes, como en la contratación, la promoción, la remuneración y el acceso a la formación, en función de factores distintos de los racionales, como la capacidad, la aptitud o los logros de la persona.
• Los factores de discriminación incluyen raza, etnia, nacionalidad, religión, creencias (opinión política, etc.), lugar de nacimiento, sexo, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad de género, afiliación sindical y estado civil. También se considera discriminatorio si un examen de salud o una prueba de embarazo impide la igualdad de oportunidades o la equidad en el trato.

Se debe hacer todo lo posible para respetar los derechos humanos de los empleados y eliminar todas las formas de acoso, acoso sexual y de poder, maltrato, castigo corporal, coerción psicológica y abuso verbal de nuestros lugares de trabajo.

Acciones específicas:
Obligatorio

• El trato inhumano, incluidas todas las formas de acoso (acoso sexual y de poder), maltrato, castigo corporal, coerción psicológica y abuso verbal, se eliminará mediante la formulación de políticas relacionadas, la comprensión de los riesgos y la provisión de oportunidades de capacitación y educación.

Nota:

• El trato inhumano se refiere al maltrato, castigo corporal, acoso sexual, acoso de poder (abuso verbal en forma de acoso o intimidación), etc. El acoso también incluye una variedad de declaraciones o acciones que la persona en cuestión considera desfavorables o que pueden considerarse objetivamente desfavorables.

Se pagarán sueldos y salarios apropiados a los empleados de acuerdo con todas las leyes y reglamentos relacionados, incluido el salario mínimo, las horas extraordinarias y los beneficios legales.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los salarios no se reducirán en violación de las leyes y reglamentos relacionados con el trabajo.
• Se informará adecuadamente a los trabajadores en relación con su salario (incluidas las horas extraordinarias, las bonificaciones, las deducciones), las vacaciones pagadas y los beneficios legales por escrito, como por ejemplo, mediante un comprobante de pago.

Nota:

• El salario mínimo es el salario mínimo estipulado por las leyes y reglamentos relacionados con los salarios en el país de residencia. Esta cláusula también incluye el pago de otras asignaciones, incluido el pago de horas extras y los beneficios legales.

Las horas de trabajo, los días no laborables y las vacaciones de los empleados se gestionarán de manera adecuada para garantizar que no excedan los límites prescritos por las leyes y reglamentos pertinentes.

Acciones específicas:
Obligatorio

• El número de jornadas anuales de trabajo de los trabajadores se gestionará de manera que no supere el límite legal, aunque el trabajo sea solicitado por el trabajador, y con independencia de que lo instruya la empresa.
• Las horas de trabajo semanales (excluidas las emergencias), incluidas las horas extraordinarias, se gestionarán de manera que no excedan el límite legal.
• Se otorgará a los empleados un mínimo de un día de vacaciones por semana y el derecho a vacaciones anuales pagadas según lo exige la ley.

Se respetará el derecho de los empleados a organizarse como un método para facilitar la consulta entre la gerencia y los trabajadores con respecto a cuestiones tales como las condiciones de trabajo y los niveles salariales.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se respetarán los derechos de los trabajadores a organizarse libremente, formar sindicatos y negociar colectivamente de conformidad con las leyes y reglamentos de cada país o las disposiciones de la OIT.

Nota:

• Los derechos de los trabajadores a organizarse libremente, formar sindicatos y negociar colectivamente significa garantizar que los empleados tengan la libertad de formar sindicatos, afiliarse a sindicatos y consejos de trabajadores, negociar colectivamente y protestar, sin amenazas de represalias, coerción o acoso. .

Se garantizarán los derechos de los empleados a mecanismos de reparación fácilmente accesibles, confiables y justos (mecanismos de denuncia y quejas).

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se establecerán puntos de contacto de fácil acceso para informes y consultas (como un punto de contacto interno para informes/consultas/denuncias o un buzón de opinión, o una línea directa proporcionada por una organización externa) para permitir que los empleados presenten quejas.
• Se protegerá la privacidad de los denunciantes y de las partes interesadas, y se proporcionarán soluciones/respuestas con prontitud.

Nota:

• Es importante establecer puntos de contacto de información y consulta y mecanismos para responder a consultas (mecanismos de quejas) que puedan ser utilizados por personas cuyos derechos humanos han sido violados para permitir una reparación y resolución rápida de los problemas.
• Utilizar el sector público (agencias o instituciones gubernamentales) o puntos de contacto de consulta o informes de terceros también es efectivo cuando resulta difícil establecer un sistema interno independiente.
• Es importante informar a los empleados, tanto interna como externamente, de la existencia de puntos de contacto de denuncia o consulta.

Se solicita a los proveedores que tomen todas las medidas necesarias para prevenir accidentes y desastres manteniendo y mejorando la salud y seguridad ocupacional de los empleados y todas las partes involucradas en una capacidad de trabajo.

Nota:

• Muchas leyes y reglamentos de salud y seguridad en el trabajo se basan en las lecciones aprendidas de los accidentes, y es importante comprender y difundir dicha información entre los empleados para reducir el riesgo de accidentes similares.

Se tomarán medidas para evaluar todos los riesgos asociados con la seguridad en el lugar de trabajo y para garantizar la seguridad mediante la adopción de todas las medidas de diseño, tecnología y gestión apropiadas.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los riesgos de seguridad y salud en el trabajo de cada lugar de trabajo deben ser entendidos y gestionados para prevenir desastres y accidentes. Se deben implementar las siguientes medidas para comprender y gestionar los riesgos.
  • Ejemplos de medidas para comprender los riesgos:
    • Evaluaciones periódicas de riesgos (identificación de peligros/peligros potenciales)
    • Auditorías internas
    • Formación y apoyo en colaboración con consultores y expertos
    • Establecer un comité de seguridad y salud en el trabajo
• Inspeccione regularmente las máquinas utilizadas, manténgalas adecuadamente e instale dispositivos de seguridad y equipos de protección en lugares peligrosos.
• Garantizar la seguridad con medios apropiados de diseño, tecnología y gestión en respuesta a condiciones cambiantes, como cambios en el equipo.
• Considere la seguridad de los visitantes de los lugares de trabajo además de la de los empleados.
• Realizar simulacros de evacuación en caso de desastre y capacitación en seguridad y salud ocupacional para los empleados.
• En caso de accidente o lesión grave en el lugar de trabajo, comprenda con precisión la situación y tome las medidas adecuadas.

De desarrollo

• Asignar personal dedicado a la seguridad y salud en el trabajo, además de un gerente de seguridad y salud en el trabajo.
• Incluso si ocurre un accidente o lesión menor en el lugar de trabajo, comprenda con precisión la situación y tome las medidas adecuadas.

Se harán esfuerzos para crear un ambiente de trabajo que permita a cada empleado trabajar de manera segura y saludable.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Debe prestarse especial atención a las personas que realicen trabajos físicamente onerosos o que impliquen la manipulación de sustancias nocivas.

De desarrollo

• Se hará todo lo posible para prevenir accidentes y desastres, y para crear ambientes de trabajo confortables, considerando las características de cada trabajador, además de características tales como diferencias en edad y altura, madres embarazadas y puérperas, y personas con discapacidad.

Nota:

• el trabajo físicamente oneroso y las consideraciones especiales se refieren a lo siguiente:
  • Manipulación de objetos pesados ​​(ejemplo de consideración especial: establecimiento de pesos máximos para hombres y mujeres)
  • Trabajar durante largos períodos de tiempo en ambientes cálidos y fríos (ejemplo de consideración especial: preparación de ropa de invierno e instrucciones para usarla)
  • Trabajo polvoriento (ejemplo de consideración especial: preparación de equipo de protección apropiado e instrucciones para usarlo), etc. Para garantizar dichos productos, los proveedores deben establecer, operar y mejorar constantemente una variedad de sistemas, incluidos los sistemas de gestión de calidad.
• relacionados con el manejo de sustancias nocivas y consideraciones especiales se refieren a lo siguiente:
  • Sustancias que pueden afectar la salud (ejemplos de consideraciones especiales: medidas alternativas según los riesgos de las sustancias químicas, mantenimiento del ambiente de trabajo, gestión de la salud, preparación y uso de equipos de protección, medidas de emergencia, gestión de prevención de robos, prevención de fugas)
  • Sustancias con riesgo de incendio y explosión (ejemplos de consideraciones especiales: medidas alternativas según el riesgo de las sustancias químicas, medidas de prevención de incendios y explosiones, gestión de la salud, mantenimiento del ambiente de trabajo, preparación y uso de equipos de protección, instrucciones para medidas de emergencia, gestión antirrobo, prevención de fugas)

Además de proporcionar baños y áreas de descanso en los lugares de trabajo de la empresa, se debe determinar si los empleados entran en contacto con organismos nocivos, sustancias químicas, ruido excesivo u olores en los lugares de trabajo, y se deben implementar las contramedidas, según corresponda. Los mismos estándares se aplicarán a las viviendas de los empleados proporcionadas por la empresa.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Proporcione suficientes baños limpios, acceso a agua potable y alimentos, y lugares de descanso para todos los empleados.
• Mantenga ambientes higiénicos proporcionando ventilación y aire acondicionado adecuados en los lugares de trabajo.
• Tomar medidas contra los organismos nocivos y las sustancias químicas que se manejan en los lugares de trabajo, y los ruidos y malos olores, considerando el impacto en los vecinos del entorno y el medio ambiente, además de los empleados.
• La seguridad de las instalaciones de vivienda de los empleados debe garantizarse mediante auditorías y visitas para confirmar la seguridad, en los casos de propiedad de las instalaciones utilizadas por los empleados fuera del trabajo, como los dormitorios.

De desarrollo

• En caso de propiedad de instalaciones utilizadas por empleados fuera del trabajo, como dormitorios:
  • Desarrollar políticas con respecto a las instalaciones de vivienda.
  • Asignar una persona a cargo de la gestión de las instalaciones de la vivienda.
  • Establezca una línea directa donde se puedan presentar reclamos o quejas con respecto a la instalación de vivienda.

Los proveedores tomarán todas las medidas necesarias para garantizar que sus productos y servicios cumplan con todos los estándares de seguridad prescritos por las leyes y reglamentos de cada país; al mismo tiempo, deberán adherirse estrictamente a la política de gestión de la calidad. Los proveedores también implementarán planes de continuidad comercial apropiados para garantizar la pronta reanudación de las actividades principales en caso de circunstancias imprevistas, asegurando así un suministro estable.

Nota:

• Identificar las necesidades de los clientes y entregar un suministro estable de productos seguros que sean útiles para la sociedad es una de las misiones más importantes de una corporación. Esto debe lograrse en colaboración con todos los proveedores.
• Para garantizar dichos productos, los proveedores deben establecer, operar y mejorar constantemente una variedad de sistemas, incluidos los sistemas de gestión de calidad.

Se solicita a los proveedores que establezcan y operen sistemas de gestión de calidad.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben desarrollar lo siguiente y establecer un sistema de gestión de calidad para mantener la calidad de los productos y servicios.
  • Estructuras organizacionales
  • actividades sistemáticas
  • responsabilidades compartidas
  • prácticas
  • procedimientos
  • en costes
  • manejo de reacidoces
• Los proveedores deben crear políticas y medidas de calidad del producto o servicio.
• Los proveedores deben verificar el estado en que se han implementado las políticas y medidas de calidad al operar los sistemas anteriores y trabajar para mantener y mejorar el sistema.

Nota:

• Los sistemas de gestión de calidad se refieren a marcos de gestión de base amplia que están diseñados para promover actividades de garantía de calidad. Estos sistemas abarcan estructuras organizativas, actividades sistemáticas, reparto de responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y reácidoces de gestión.
• Las actividades de aseguramiento de la calidad se refieren a la elaboración de políticas de calidad, la implementación de acuerdo con estas políticas, el logro, la revisión y el mantenimiento. Por lo tanto, el aseguramiento de la calidad involucra un ciclo PDCA repetitivo que facilita mejoras continuas en el aseguramiento de la calidad. Un sistema de gestión de calidad representativo es la serie ISO* 9000.
  

  * ISO: Organización Internacional de Normalización

Se solicita a los proveedores que hagan todo lo posible para proporcionar información precisa sobre productos y servicios a los clientes.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los clientes deben recibir información precisa sobre los siguientes elementos.
  • Especificaciones, calidad y procedimientos de manejo
  • Materias primas utilizadas en productos, materiales utilizados en materiales de embalaje, etc.
• Deben tenerse en cuenta los siguientes puntos con respecto a las expresiones incluidas en exhibiciones, publicidad y promociones tales como catálogos de productos y servicios.
  • No se podrán utilizar redacciones y expresiones falsas o que causen malentendidos entre los consumidores y clientes.
  • No se puede incluir información que difame a otras empresas o personas o que infrinja otros derechos.

Al momento del diseño del producto, los productos y materias primas deberán cumplir con los estándares de seguridad prescritos por las leyes y reglamentos de cada país, así como con los estándares requeridos por las empresas comerciales.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los productos y materias primas deben cumplir con los estándares de seguridad estipulados por las leyes y reglamentos de cada país.
• Se deben cumplir los requisitos relacionados con la calidad del producto estipulados en los acuerdos sobre aspectos como el aseguramiento de la calidad con los proveedores.
• Al diseñar/desarrollar productos, los proveedores deben garantizar suficiente seguridad del producto en la etapa de diseño y desarrollo.
• Al fabricar productos, los proveedores deben utilizar materias primas acordadas y garantizar la seguridad del producto mediante métodos de producción apropiados.

Nota:

• Por ejemplo, los proveedores deben hacer referencia a los requisitos legales y reglamentarios relacionados con los alimentos en países líderes como los EE. UU. y la UE, así como a los informes de evaluación de la seguridad.
• Los proveedores deberán hacer referencia a las recomendaciones relacionadas con los alimentos realizadas por la FAO*¹ y quien*² con respecto a los informes de evaluación de la inocuidad, así como a las normas sobre alimentos y aditivos alimentarios, cuando estén disponibles.
  

  *1 FAO significa Organización para la Agricultura y la Alimentación.
  *2 OMS significa Organización Mundial de la Salud.

Se solicita a los proveedores que desarrollen un plan de continuidad comercial (BCP) para restaurar rápidamente las operaciones principales, incluso en circunstancias imprevistas, como parte de los esfuerzos para garantizar el suministro estable de productos.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben establecer el nivel de continuidad del negocio en caso de desastre natural, accidente a gran escala o emergencia como una pandemia.
• Los proveedores deben crear un manual de operación de emergencia que asegure el nivel de continuidad comercial anterior cuando hay una crisis y brindar capacitación a los empleados.

Nota:

• Los BCP abarcan todos los planes para garantizar no solo la seguridad de los empleados sino también la continuidad del negocio en caso de un desastre natural, incluidos terremotos e inundaciones a gran escala, así como situaciones de emergencia como una gran explosión o incendio en una fábrica, o una pandemia.
• Según dichos planes, los proveedores deberán establecer el nivel objetivo para la continuidad del negocio, crear manuales para cuando haya una crisis y realizar capacitaciones para continuar con las operaciones principales prioritarias.

El negocio del Grupo Ajinomoto está respaldado por sistemas alimentarios sólidos*1 basados ​​en reácidoces alimentarios estables y un entorno natural vibrante.

La construcción de un entorno global sostenible requiere la cooperación de nuestros proveedores. Continuaremos fortaleciendo nuestra asociación y colaboración con ellos mientras trabajamos hacia ese objetivo.

El Grupo Ajinomoto tiene como objetivo lograr emisiones netas de gases de efecto invernadero cero para 2050 mediante la reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero en todas sus cadenas de suministro y valor.

Esperamos que los proveedores establezcan objetivos voluntarios para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero y tomen medidas para reducirlas.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben establecer objetivos cuantitativos voluntarios para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero.

De desarrollo

• El Grupo Ajinomoto se dedica a lograr los objetivos de reducción de emisiones de GEI certificados por la Science Based Targets Initiative (SBTi). Se anima a los proveedores a incorporar las ideas y la importancia de los objetivos basados ​​en la ciencia al establecer sus propios objetivos.

Nota:

Las iniciativas para minimizar el impacto ambiental negativo, como la reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero, dan como resultado la racionalización de las actividades comerciales. Estamos obligados a establecer objetivos voluntarios cuantitativos y mejorar activamente la eficiencia. En particular, para abordar cuestiones globales relacionadas con las reácidoces y el medio ambiente, se recomienda adoptar un enfoque holístico que considere todo el ciclo de vida de los productos y las actividades comerciales, no solo las operaciones de la empresa. Este enfoque debería abarcar toda la cadena de suministro y la cadena de valor.

Ejemplos de tales actividades incluyen comprender las emisiones de gases de efecto invernadero en el nivel SCOPE3* y calcular la huella de carbono.

El Grupo Ajinomoto monitorea el estado de los ecosistemas y la conservación de la biodiversidad a lo largo de su cadena de suministro y de valor en las regiones donde realiza actividades comerciales y adquiere materias primas y está tomando medidas para realizar las mejoras necesarias.

Esperamos que nuestros proveedores colaboren con las partes relacionadas para trabajar por la conservación de la biodiversidad.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Es importante para los proveedores evitar la tala de bosques primarios y secundarios, así como el desarrollo de áreas protegidas o turberas.

De desarrollo

• Al desarrollar nuevos terrenos industriales o agrícolas, los proveedores deben tomar medidas para evitar o mitigar la pérdida de ecosistemas naturales y biodiversidad.

Nota:

El uso y la alteración de la tierra durante el desarrollo de fábricas y granjas pueden destruir importantes ecosistemas y biodiversidad o comprometer los derechos y medios de vida de los residentes locales. Los residentes locales, las ONG, los gobiernos y otras partes interesadas pueden condenar enérgicamente estos acontecimientos, que dañarán la imagen de la empresa y podrían obligarla a cesar sus operaciones allí.

El Grupo Ajinomoto está tomando medidas para reducir la cantidad de residuos plásticos utilizando solo la cantidad mínima de plástico necesaria para la seguridad y calidad del producto. Además, todo el plástico utilizado se está convirtiendo en materiales aptos para el reciclaje. Esto ayudará a evitar que los plásticos se eliminen mediante simple quema, vertederos o escorrentía ambiental. Al mismo tiempo, la empresa apoya los esfuerzos nacionales y regionales para recolectar, clasificar y reciclar residuos.

Esperamos que los proveedores también trabajen para reducir sus residuos plásticos.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben trabajar para reducir el uso de plástico.

De desarrollo

• Los proveedores deben contribuir a la recolección, clasificación y reciclaje de plásticos para reducir los residuos plásticos.
• Los proveedores que utilizan plástico deberían considerar la posibilidad de utilizar materiales de embalaje reciclables.

Note

Como el plástico no se descompone en la naturaleza, puede permanecer como está después de su eliminación. Los plásticos desechados inadecuadamente se acumulan en el suelo y el fondo del océano, causando daños importantes a los ecosistemas y al medio ambiente.

El Grupo Ajinomoto tiene el objetivo a largo plazo de reducir en un 50% la cantidad de pérdida y desperdicio de alimentos (PDA) generados a lo largo del ciclo de vida de sus productos. Para lograrlo, estamos impulsando diversas iniciativas. También esperamos que nuestros proveedores trabajen para reducir las PDA.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores que generan PDA deben esforzarse por reducirla.

Note

La pérdida y el desperdicio de alimentos ocurren en todas las etapas de la cadena de suministro de alimentos, desde la producción agrícola hasta el consumo. Con reácidoces alimentarias limitadas y una población mundial en crecimiento, reducir las PDA es crucial para satisfacer la creciente demanda de productos alimenticios en el futuro.

El Grupo Ajinomoto está promoviendo la conservación del agua a través del uso eficiente del agua y la prevención del deterioro de la calidad del agua hacia el uso eficiente del agua y la prevención del deterioro de la calidad del agua cuando sea necesario.

También esperamos que nuestros proveedores trabajen para mejorar la eficiencia en el uso del agua.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben hacer esfuerzos para mejorar la eficiencia y optimizar el uso del agua.

De desarrollo

• Los proveedores deben trabajar para conservar el agua reácidoces.
• Los proveedores deben mantener una comunicación estrecha con las comunidades locales y otras partes interesadas cuando sea necesario.

Nota:

A medida que crece la población mundial, se espera que aumente la demanda de agua. Sin embargo, el agua dulce está distribuida de manera desigual en el planeta. El agotamiento de las aguas reácidoces afectará no sólo a la producción de agua en sí sino también a la obtención de materias primas. Además, las sequías, las inundaciones y el deterioro de la calidad del agua podrían provocar retrasos en la producción.

Esperamos que todos nuestros proveedores cumplan con las leyes y regulaciones ambientales para el medio ambiente global, establezcan y operen un sistema de gestión ambiental y mejoren continuamente para reducir los efectos negativos de nuestras operaciones comerciales en el medio ambiente.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben cumplir con todas las leyes, regulaciones y normas nacionales y locales pertinentes.

Nota:

En los últimos años se han implementado en varios países varias leyes, regulaciones y políticas relacionadas con el medio ambiente y los derechos humanos. Las empresas deben tener un buen conocimiento de estos requisitos legales y garantizar su cumplimiento. Para garantizar la seguridad de la salud de las personas y los ecosistemas, es fundamental controlar y utilizar adecuadamente las sustancias químicas especificadas por las leyes y reglamentos. La manipulación inadecuada de estas sustancias puede provocar riesgos graves.

De desarrollo

• Los proveedores deben establecer un sistema de gestión ambiental (SGA). Al crear un EMS, consulte las siguientes certificaciones.
  • ISO 14000
  • Los distintos SME que han tenido una amplia difusión en diferentes países.
  • Norma ISO 26000*
• Utilice el sistema anterior para evaluar, mejorar y sostener todas las operaciones comerciales, incluidas las cadenas de suministro y valor, no solo las fábricas y la producción.

Nota:

El establecimiento de un SGA es la base de las iniciativas medioambientales.

Desde el punto de vista operativo, las cuestiones medioambientales y de sostenibilidad están entrelazadas con toda la gestión corporativa. Por lo tanto, el alcance de la iniciativa no se limita a las fábricas e instalaciones de producción, sino que también abarca todas las actividades comerciales, incluidas las cadenas de suministro y de valor.

Esperamos que todos nuestros proveedores cooperen en la divulgación activa de información ambiental de manera oportuna y adecuada mientras colaboran con el Grupo Ajinomoto.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben garantizar que las solicitudes de divulgación de información ambiental sean respondidas de manera oportuna y adecuada.

De desarrollo

• Los proveedores deben hacer esfuerzos para comunicar voluntariamente sobre cuestiones ambientales y comprometerse proactivamente con las partes interesadas para mantenerlas informadas.
• Existen políticas y procesos establecidos para la debida diligencia relacionados con los requisitos de adquisiciones nacionales e internacionales. Estos deben realizarse de acuerdo con los requisitos legales y reglamentarios aplicables siempre que sea posible.
• Los proveedores deben garantizar que los datos requeridos puedan usarse (de forma anónima cuando los informes o los requisitos permitan el anonimato) para cumplir con las leyes de protección ambiental, informes de la cadena de suministro, requisitos de divulgación y diligencia debida.

Nota:

Las actividades de comunicación adecuadas, como la divulgación de información ambiental, son la base para mejorar la transparencia de las actividades comerciales y ganarse la confianza de la sociedad.

Se solicita a los proveedores que implementen todas las medidas necesarias para proteger los sistemas informáticos y las redes, establezcan los controles adecuados para evitar daños a ellos mismos y a otras empresas, y gestionen y protejan adecuadamente la información personal de los clientes, terceros y empleados, así como toda la información confidencial. en su posesión.

Nota:

• Los sistemas de información son ampliamente reconocidos como valiosos y se utilizan ampliamente en las operaciones diarias. Si bien estos sistemas ofrecen conveniencia y velocidad, también conllevan mayores riesgos, como problemas mayores en el sistema y fugas de información.
• El incumplimiento por cualquiera de las partes de las normas que permiten beneficiarse de servicios de alta calidad a través de los sistemas de información podría conducir no solo a la pérdida de negocios sino también a violaciones de la ley y pérdida de credibilidad dentro de la sociedad. Por lo tanto, las actividades de seguridad de la información son extremadamente importantes.

Se solicita a los proveedores que implementen medidas para protegerse contra las amenazas de las redes informáticas y lleven a cabo una gestión para garantizar que no haya daños para ellos mismos ni para otras empresas.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben implementar medidas para proteger las redes informáticas contra amenazas, como infecciones por virus informáticos y ataques cibernéticos.
• Los proveedores deben utilizar contraseñas robustas vinculadas a las identificaciones de los usuarios en los sistemas utilizados para las transacciones con el Grupo Ajinomoto.

Nota:

• En el caso de que las computadoras se infecten con un virus, existe la posibilidad de que la información del cliente, así como la información confidencial almacenada en las computadoras, se filtre o se pierda a través de la red.
• La falta de gestión exhaustiva de las contraseñas de ID de usuario puede provocar fugas de información y alteración de la información debido al acceso no autorizado a la computadora, y si la red se convierte en objeto de un ataque cibernético, existe la posibilidad de pérdidas debido a una interrupción en las operaciones.
• Es deseable introducir la autenticación de múltiples factores para las contraseñas.

Se solicita a los proveedores que administren y protejan adecuadamente la información personal de los clientes, terceros y empleados.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben examinar el enfoque hacia la información personal y la privacidad adoptado en el país donde se realizan las operaciones y gestionar dicha información en consecuencia.
• Los proveedores deben establecer reglas (política de privacidad, etc.) acordes con las leyes y reglamentos de cada país y trabajar para prevenir los siguientes tipos de incidencias, que son causa de fugas de información personal.
  

  [Ejemplos de causas de fugas de información personal]

  • Eliminación intencional de información y fuga de información debido a la negligencia de los empleados o proveedores de servicios externos.
  • Error humano por desconocimiento de la Ley de Protección de Datos Personales así como de los sistemas de información
  • Acceso no autorizado por un tercero.

Nota:

• Si la información personal se maneja de manera inadecuada, pueden surgir incidentes que involucren a las personas afectadas. Las empresas que poseen información personal están obligadas a aclarar el propósito del uso, notificar a la persona o anunciar el propósito del uso y manejar la información personal después de tomar las medidas de control de seguridad adecuadas. Sin embargo, sigue habiendo numerosos incidentes en los que se ha filtrado información.
  ■La Ley de Protección de Información Personal de Japón también se aplicó al sector corporativo a partir de abril de 2005. Las empresas en posesión de información personal deben aclarar el propósito para el cual se usará la información y adoptar todas las precauciones de seguridad necesarias en el manejo de información personal.

• Para la información personal utilizada a diario, es necesario cumplir con las Leyes y reglamentos sobre protección de datos personales, establecer ciertas reglas con respecto al uso de dicha información y administrar adecuadamente esa información.

Se solicita a los proveedores que gestionen y protejan adecuadamente la información confidencial recibida de clientes y terceros.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben cumplir con las pautas descritas en los acuerdos de confidencialidad con respecto al manejo de la información que cae dentro del alcance de los acuerdos de confidencialidad (acuerdo mutuo relacionado con la naturaleza de la confidencialidad) celebrado con los clientes.
• Los proveedores deben informar si están utilizando información obtenida de un tercero para hacer negocios utilizando los procedimientos adecuados.

Nota:

• Los acuerdos contienen una variedad de restricciones, incluidas restricciones en la cantidad de copias, así como las partes a las que se puede divulgar la información. Cualquier violación de los acuerdos de no divulgación que conduzca a una filtración o uso no autorizado de información confidencial puede generar daños sustanciales, incluidas reclamaciones por enormes cantidades de compensación.

Se solicita a los proveedores que realicen actividades independientes que contribuyan al crecimiento y desarrollo de las comunidades internacionales y locales.

Acciones específicas:
De desarrollo

• Los proveedores deben apoyar activamente a las comunidades relacionadas con su negocio en la medida de lo posible. Las actividades de apoyo incluyen lo siguiente.
  • actividades que aprovechan la tecnología y otros activos para los negocios y contribuyen a la sociedad
  • actividades que aprovechan los activos no monetarios, incluidas las instalaciones y los recursos humanos, y contribuyen a la sociedad
  • actividades que contribuyen a la sociedad a través de donaciones

Nota:

• ISO26000 utiliza la frase “participación de las partes interesadas”. Como sugiere la frase “participación de las partes interesadas”, la construcción de relaciones con todas las partes (comunidades) es un tema importante. Ninguna organización o individuo puede existir fuera de la sociedad. Por tanto, la participación activa y el desarrollo de la comunidad permite generar un crecimiento sostenible.
• En términos específicos, las actividades incluyen colaborar con las comunidades locales en el momento de un desastre; actividades de apoyo realizadas por empleados, voluntarios, OSFL, ONG u otras entidades; hacer donaciones y difundir información. Los proveedores determinarán el alcance de la asistencia posible y trabajarán activamente para contribuir a la sociedad.