Pautas para la política grupal compartida para proveedores

Grupo Ajinomoto
Establecido el: 11 de noviembre de 2013
Revisado el: 1 de julio de 2018
Revisado el: 1 de noviembre de 2022

Creemos que nuestro camino para crecer de manera sostenible como una empresa global radica en resolver los problemas de alimentación y salud a través del Valor Compartido del Grupo Ajinomoto (ASV): nuestro compromiso inmutable, desde nuestra fundación, para resolver problemas sociales y crear valor económico a través de nuestras actividades comerciales.

Creemos que cada proveedor con el que comerciamos, que proporciona materias primas, productos y servicios, es un socio esencial para crear valor y contribuir a sociedades sostenibles basadas en ASV.

Es esencial que todos nuestros proveedores entiendan nuestra filosofía y formas de pensar del Grupo Ajinomoto, que trabajemos juntos, cumplamos con nuestras responsabilidades sociales corporativas y tomemos medidas a lo largo de nuestra cadena de suministro para hacer que nuestras sociedades sean verdaderamente sostenibles.

Con este fin, establecimos la Política Compartida del Grupo para Proveedores (la Política) y describimos siete expectativas que tenemos de nuestros proveedores necesarias para cumplir con nuestras responsabilidades sociales corporativas y ayudar a que nuestras sociedades sean más sostenibles.

Las Directrices para la Política Compartida de Grupo para Proveedores (las Directrices) establecen acciones específicas que exigimos de nuestros proveedores en relación con las siete expectativas de la Política. Hemos clasificado estos temas como obligatorios o de desarrollo. Exigimos a todos nuestros proveedores la realización de temas catalogados como obligatorios. Al mismo tiempo, alentamos a nuestros proveedores a emprender más temas hacia aquellos clasificados como de desarrollo para ayudar a que nuestras sociedades sean más sostenibles y cumplir con nuestras responsabilidades sociales corporativas.

El ámbito de aplicación de las Directrices es todas las empresas y empleados (incluidos los empleados permanentes, temporales, contratados y concesionarios) del Grupo Ajinomoto y sus proveedores, incluidas las empresas afiliadas y los fabricantes subcontratados. Apreciaríamos la cooperación de nuestros proveedores para comprender los propósitos y promover activamente el cumplimiento de la Política y las Directrices, incluso dentro de sus proveedores y contratistas (cadena de suministro anterior, distribuidores y sus respectivos empleados), que constituyen su cadena de suministro. .

También agradeceríamos la cooperación de nuestros proveedores al responder a los cuestionarios para que podamos comprender el nivel de cumplimiento de la Política y las Directrices. También solicitamos comprensión en caso de que necesitemos obtener más aclaraciones sobre el nivel de cumplimiento realizando visitas y solicitando el suministro de información.

Solicitaremos que se tomen medidas para remediar cualquier situación cuando se confirme el incumplimiento de los temas obligatorios. Además, cuando sea necesario, el Grupo Ajinomoto brindará apoyo continuo para asegurar que tales situaciones sean remediadas. Responderemos adecuadamente, incluida la revisión de los contratos con los proveedores, cuando dichas situaciones no se resuelvan o existan incumplimientos graves y continuos.

Le pedimos amablemente su cooperación para cumplir con las Directrices, para que juntos podamos cumplir con nuestras responsabilidades sociales corporativas y ayudar a que nuestras sociedades sean más sostenibles.

Se solicita a los proveedores que cumplan con los requisitos legales y reglamentarios, y las normas sociales aceptadas de aquellos países y regiones en los que operamos; y establecerá un marco de cumplimiento para prevenir la violación de las leyes y el comportamiento inapropiado por parte de nuestra empresa y empleados, así como un mecanismo de respuesta que pueda manejar rápidamente los problemas a medida que ocurren.

Nota:

• Las empresas, como una necesidad para llevar a cabo sus operaciones, deben comprender diversos requisitos legales y reglamentarios pertinentes que imponen diversas obligaciones; debe obtener varios permisos, aprobaciones y licencias, según sea necesario; y también debe cumplir con varios requisitos, como estándares de calidad, métodos de etiquetado, emisión de documentos, informes periódicos y creación de registros de transacciones.

El soborno, las donaciones políticas ilegales y los comportamientos relacionados están estrictamente prohibidos para garantizar que las relaciones con los políticos y los gobiernos se mantengan sobre una base sólida y aceptable.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los requisitos legales y reglamentarios que prohíben el soborno y las contribuciones políticas ilegales se cumplirán estrictamente mediante la formulación de políticas relacionadas, la comprensión de los riesgos y la provisión de oportunidades de capacitación y educación al personal a cargo.
• Como métodos de comprensión y gestión del riesgo se implementarán los siguientes:
  • Ejemplos de iniciativas para entender el riesgo:
    • Evaluaciones periódicas de riesgos (auditorías internas)
    • Establecimiento de un departamento a cargo de la comprensión del riesgo
    • Implementación de capacitación y educación para gerentes
    • Colaboración con expertos externos
  • Ejemplos de iniciativas para gestionar el riesgo:
    • Compromiso de la dirección para hacer frente al soborno y la corrupción
    • Implementación de capacitación y educación para los empleados.
    • Compartir las políticas de la empresa con los proveedores

Nota:

• El soborno es la provisión de dinero, entretenimiento, obsequios o algún otro beneficio o ventaja a un empleado del gobierno o alguien de posición similar a cambio de una ventaja para el negocio de uno, como la adquisición o el mantenimiento de un contrato o transacción comercial, o la adquisición de una licencia o información no pública.
• Una donación política ilegal es, por ejemplo, hacer una donación política a cambio de una ventaja comercial, como la adquisición o el mantenimiento de un contrato o transacción comercial, o la adquisición de una licencia o información no pública; o hacer una donación política sin seguir los procedimientos correctos.

Se prohíbe el comportamiento de abuso de una posición negociadora superior que sea perjudicial para un socio comercial.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Las transacciones de compra deben llevarse a cabo de buena fe, imparcialidad y equidad, como si se basan en un contrato, y no deben abusar de una posición de negociación superior.
• Las leyes y reglamentos* relacionados con el abuso de la posición de negociación dominante deben cumplirse en los países donde existen tales leyes o reglamentos.

Nota:

• El abuso de una posición negociadora superior es cuando un operador comercial que está en una posición negociadora dominante utiliza esa posición para determinar o cambiar unilateralmente los términos y condiciones de las transacciones con un socio comercial en su propio beneficio o les impone demandas u obligaciones desventajosas.
  

Está prohibido dar y recibir beneficios inapropiados en relación con las relaciones con los grupos de interés.

Acciones específicas:
Obligatorio

• La entrega y recepción de beneficios inapropiados con las partes interesadas se evitará mediante la formulación de políticas relacionadas, la comprensión de los riesgos y la provisión de oportunidades de capacitación y educación a los empleados.

Nota:

• La entrega y recepción de beneficios inapropiados incluye lo siguiente.
  • Actos de soborno como dar o recibir dinero (incluidos obsequios, premios, premios en metálico) o entretenimiento más allá del alcance de las leyes, reglamentos o protocolos socialmente aceptados.
  • Actos que benefician a fuerzas antisociales (organizaciones criminales o terroristas) que afectan negativamente el orden social o las actividades sanas de la sociedad
  • Entrega de utilidades a accionistas específicos
  • Uso de información privilegiada, como la compra o venta de acciones de la empresa de un cliente en función de información importante no pública sobre el negocio de dicho cliente

Se prohíbe el comportamiento que impida la competencia equitativa, transparente y sin restricciones.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Están prohibidos los actos que impiden la competencia, como la formación de cárteles, es decir, la colusión con otras empresas dentro de una industria sobre el precio, la cantidad o el área de ventas de un producto o servicio, y la manipulación de licitaciones, es decir, la colusión con otros licitadores para determinar la parte o monto de la oferta ganadora.
• Los actos de competencia desleal están prohibidos, incluida la obtención y el uso ilegal de secretos comerciales de otras empresas, el etiquetado falso de los productos de otra empresa y el etiquetado de productos de manera engañosa, como en relación con el origen o la calidad de los productos de uno.

Se prohíben las infracciones de los derechos de propiedad intelectual de otras empresas.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se deben realizar investigaciones preliminares de los derechos de propiedad intelectual de terceros al desarrollar, producir, vender o proporcionar productos o servicios.

Nota:

• Los derechos de propiedad intelectual se refieren a derechos de patente, derechos de modelo de utilidad, derechos de diseño, derechos de marca registrada, derechos de autor, secretos comerciales, etc.
• La infracción de los derechos de propiedad intelectual incluye el uso no autorizado de los derechos de propiedad intelectual de un tercero, la copia ilegal de obras protegidas por derechos de autor, como software de computadora, y la adquisición y el uso de secretos comerciales de un tercero por medios ilegales.

Se tomarán medidas para garantizar el estricto cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios relacionados, establecer una estructura y sistemas de gestión de exportación e importación apropiados, y participar en los procedimientos adecuados de exportación e importación.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se garantizará una gestión adecuada de exportaciones e importaciones de conformidad con los requisitos legales y reglamentarios relacionados mediante la formulación de políticas relacionadas, la comprensión de los riesgos y la provisión de oportunidades de capacitación y educación al personal a cargo.

Nota:

• En cuanto a las importaciones, existen numerosas instancias, principalmente bajo la Ley de Aduanas, para que cada país requiera permisos, exámenes e inspecciones para cada producto por razones tales como salud e higiene.
• De igual forma, en cuanto a las exportaciones, existen diversas regulaciones para cada país y producto exportador, por lo tanto, se deben cumplir diversos requisitos de gestión de importación/exportación.

Se hará todo lo posible para divulgar activamente la información a todas las partes interesadas, independientemente de la existencia o no de los requisitos legales y reglamentarios.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se hará todo lo posible para divulgar información de manera activa y justa, promover el diálogo y mejorar la transparencia corporativa en relación con los clientes, accionistas, inversores, empleados, socios comerciales, comunidades locales, gobierno, medios de comunicación, etc.

Queda estrictamente prohibida cualquier relación con las fuerzas y organizaciones antisociales que representen una amenaza para el orden y la seguridad de la sociedad civil.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Todas y cada una de las relaciones, incluso para la compra de tierras o para facilitar actividades comerciales, con fuerzas y organizaciones antisociales están estrictamente prohibidas.

Nota:

• La Ley contra la Delincuencia Organizada de Japón prohíbe actos como las donaciones y el apoyo a fuerzas antisociales.

Se llevarán a cabo actividades para prevenir la mala conducta y se establecerá un sistema para la detección temprana y el manejo de la mala conducta.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se deben establecer sistemas, tanto internos como externos, para informar (denunciar) las malas conductas para permitir que la gerencia detecte las malas conductas en una etapa temprana.
• La confidencialidad de los denunciantes se protegerá adecuadamente.
• Se responderá a la mala conducta con prontitud y los resultados de tales respuestas se informarán al denunciante, según corresponda.

Se solicita a los proveedores que respeten los derechos humanos de todos los empleados, traten a los empleados con dignidad y proporcionen un entorno de trabajo seguro y confortable libre de trabajo forzoso u obligatorio o trabajo infantil.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Las políticas y el pensamiento de la empresa con respecto al respeto de los derechos humanos se publicarán y difundirán claramente a las partes relevantes, incluidos los funcionarios y empleados.
• Se entenderán los riesgos relacionados con los derechos humanos; y las siguientes iniciativas implementadas:
  • Ejemplos de iniciativas para entender el riesgo:
    • Se llevan a cabo evaluaciones periódicas de riesgos en materia de derechos humanos y auditorías internas.
    • Se establece un departamento encargado de entender y gestionar el riesgo
    • Los riesgos se entienden en cooperación con los sindicatos
    • Se obtiene el apoyo de expertos externos
• Se brindarán oportunidades de capacitación y educación a los funcionarios y empleados para comprender los problemas de derechos humanos, las tendencias internacionales con respecto al respeto de los derechos humanos (consulte las notas a continuación), etc.

Nota:

• El aumento de las cuestiones laborales y de derechos humanos que acompaña a la globalización de las actividades empresariales ha llevado a la creación de normas internacionales que fortalecen las respuestas de las empresas a estos problemas.
• Desde la presentación del Informe Colectivo sobre Empresas y Derechos Humanos a las Naciones Unidas en 2008, los temas laborales y de derechos humanos en la comunidad internacional se han consolidado como temas importantes en las normas internacionales de comportamiento, como a través del lanzamiento en 2010 de ISO 26000 ( Directrices sobre Responsabilidad Social) y la revisión de 2011 de las Líneas Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales.
• Además, en 2011, las Naciones Unidas aprobaron los Principios Rectores sobre Empresas y Derechos Humanos; y, con la formulación de planes de acción nacionales en cada país, se ha convertido en un estándar global que todos los países y empresas deben respetar.

Todas las formas de trabajo forzoso y la imposición de actividades contra la voluntad de un individuo están estrictamente prohibidas. Nuestras acciones se basarán en principios para contrarrestar prácticas que puedan conducir al trabajo forzoso u obligatorio. Es decir, garantizaremos la libertad de movimiento, prohibiremos las demandas de compensación por encontrar lugares de trabajo y prohibiremos todas las formas de coerción y servidumbre por deudas.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Debe respetarse el derecho de los trabajadores a abandonar libremente sus puestos de trabajo.
• Queda terminantemente prohibida la tenencia de documentos de identidad como documentos de identidad, pasaportes y permisos de trabajo por parte de los empleadores.
• Está prohibido trabajar durante horas no acordadas de antemano por un empleado.
• No se obligará a los trabajadores a pagar honorarios de personal temporal y honorarios relacionados de conformidad con las leyes y reglamentos de cada país* o las disposiciones de la OIT.
• Los contratos por escrito se celebrarán con todos los trabajadores en una relación laboral en su idioma nativo o en un idioma en el que tengan un conocimiento detallado.
• Se debe brindar capacitación y educación sobre salud y seguridad ocupacional a los trabajadores migrantes, como pasantes técnicos en capacitación y trabajadores de habilidades específicas (Japón), en su idioma nativo o en un idioma que comprendan detalladamente.

De desarrollo

• Se brindarán oportunidades de capacitación y educación en temas como los siguientes a los trabajadores extranjeros, como pasantes técnicos en capacitación y trabajadores con habilidades específicas (Japón).
  • Ejemplos de materias de formación/educación:
    • Derechos y normas laborales
    • Cómo acceder al alivio
    • Ley local
    • Lenguaje local

Nota:

• El trabajo forzoso es cualquier trabajo o servicio que las personas son forzadas o coaccionadas a realizar en contra de su voluntad.
  • El trabajo forzoso incluye, pero no se limita a, lo siguiente:
    • Obligar a una persona a trabajar en contra de su voluntad
    • La servidumbre por deudas es cuando se restringe la libertad de dejar el trabajo hasta que se pague una deuda.
    • Trabajo esclavo como resultado de la trata de personas
    • Trabajo penitenciario inhumano en entornos hostiles
    • Ser negado el derecho a dejar de trabajar o dejar un trabajo
    • Obligar a un empleado a depositar documentos de identidad como tarjetas de identificación, pasaportes o permisos de trabajo con su empleador
    • Coerción de un empleado para trabajar horas que no ha acordado de antemano

Es de vital importancia comprender la naturaleza destructiva del trabajo infantil y prohibir estrictamente el empleo de niños menores de la edad legal.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Las leyes y normas internacionales que prohíben el trabajo infantil se cumplirán estrictamente mediante la formulación de políticas relacionadas, la comprensión de los riesgos y la provisión de oportunidades de capacitación y educación al personal a cargo.

Nota:

• La Organización Internacional del Trabajo (OIT) establece que la edad mínima de admisión al empleo o al trabajo “no será inferior a la edad de finalización de la escolaridad obligatoria y, en ningún caso, será inferior a 15 años” y “la edad mínima de trabajo que pueda poner en peligro la salud, la seguridad o la moralidad de los niños no será menor de 18 años.” El trabajo infantil se refiere al trabajo que viola estos límites de edad.
• Algunos ejemplos de requisitos legales y reglamentarios que protegen a los trabajadores jóvenes del trabajo peligroso incluyen aquellos que restringen el trabajo nocturno y el trabajo peligroso. También en el extranjero, se considera trabajo infantil el empleo o la violación de las obligaciones de proteger a las personas menores de la edad mínima para trabajar, según lo estipulado en las leyes del país de residencia. En países donde no existen requisitos legales o reglamentarios relevantes, los actos que violan las convenciones y recomendaciones sobre la edad mínima de la OIT se consideran trabajo infantil. (El trabajo infantil se refiere al trabajo que impide el desarrollo saludable de los niños y no incluye ayudar a las familias en el hogar o en el campo o trabajar a tiempo parcial para ganar dinero de bolsillo).

Se tomarán medidas para respetar los requisitos legales y reglamentarios y las culturas de cada país y región. La discriminación en relación con las oportunidades de empleo, reclutamiento, promoción y compensación con respecto a todas y cada una de las personas por motivos de raza, etnia, nacionalidad, religión, creencias, lugar de nacimiento, género, edad, discapacidad, orientación sexual o identidad de género es prohibido.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Está prohibida la discriminación basada en cualquier factor, incluido el género, con respecto a la forma en que tratamos a las personas, por ejemplo, para el reclutamiento, la promoción y la compensación.
• Deben establecerse sistemas y condiciones para facilitar que tanto hombres como mujeres disfruten de la licencia para el cuidado de los hijos (maternidad/paternidad).

De desarrollo

• Deben establecerse sistemas y condiciones para facilitar la reincorporación al trabajo de hombres y mujeres después de haber tomado una licencia para el cuidado de los hijos (maternidad/paternidad).
• Comprender el estado de afiliación (profesional) y el estado laboral de los empleados es importante para comprender el riesgo de violaciones de los derechos humanos de los trabajadores. Deben obtenerse los datos y registros pertinentes (como los datos para cada género con respecto al promedio de años de empleo, la tasa de ausentismo, la tasa de retorno de la licencia a largo plazo).

Nota:

• La discriminación se refiere a la concesión de oportunidades y tratos diferentes, como en la contratación, la promoción, la remuneración y el acceso a la formación, en función de factores distintos de los racionales, como la capacidad, la aptitud o los logros de la persona.
• Los factores de discriminación incluyen raza, etnia, nacionalidad, religión, creencias (opinión política, etc.), lugar de nacimiento, sexo, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad de género, afiliación sindical y estado civil. También se considera discriminatorio si un examen de salud o una prueba de embarazo impide la igualdad de oportunidades o la equidad en el trato.

Se debe hacer todo lo posible para respetar los derechos humanos de los empleados y eliminar todas las formas de acoso, acoso sexual y de poder, maltrato, castigo corporal, coerción psicológica y abuso verbal de nuestros lugares de trabajo.

Acciones específicas:
Obligatorio

• El trato inhumano, incluidas todas las formas de acoso (acoso sexual y de poder), maltrato, castigo corporal, coerción psicológica y abuso verbal, se eliminará mediante la formulación de políticas relacionadas, la comprensión de los riesgos y la provisión de oportunidades de capacitación y educación.

Nota:

• El trato inhumano se refiere al maltrato, castigo corporal, acoso sexual, acoso de poder (abuso verbal en forma de acoso o intimidación), etc. El acoso también incluye una variedad de declaraciones o acciones que la persona en cuestión considera desfavorables o que pueden considerarse objetivamente desfavorables.

Se pagarán sueldos y salarios apropiados a los empleados de acuerdo con todas las leyes y reglamentos relacionados, incluido el salario mínimo, las horas extraordinarias y los beneficios legales.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los salarios no se reducirán en violación de las leyes y reglamentos relacionados con el trabajo.
• Se informará adecuadamente a los trabajadores en relación con su salario (incluidas las horas extraordinarias, las bonificaciones, las deducciones), las vacaciones pagadas y los beneficios legales por escrito, como por ejemplo, mediante un comprobante de pago.

Nota:

• El salario mínimo es el salario mínimo estipulado por las leyes y reglamentos relacionados con los salarios en el país de residencia. Esta cláusula también incluye el pago de otras asignaciones, incluido el pago de horas extras y los beneficios legales.

Las horas de trabajo, los días no laborables y las vacaciones de los empleados se gestionarán de manera adecuada para garantizar que no excedan los límites prescritos por las leyes y reglamentos pertinentes.

Acciones específicas:
Obligatorio

• El número de jornadas anuales de trabajo de los trabajadores se gestionará de manera que no supere el límite legal, aunque el trabajo sea solicitado por el trabajador, y con independencia de que lo instruya la empresa.
• Las horas de trabajo semanales (excluidas las emergencias), incluidas las horas extraordinarias, se gestionarán de manera que no excedan el límite legal.
• Se otorgará a los empleados un mínimo de un día de vacaciones por semana y el derecho a vacaciones anuales pagadas según lo exige la ley.

Se respetará el derecho de los empleados a organizarse como un método para facilitar la consulta entre la gerencia y los trabajadores con respecto a cuestiones tales como las condiciones de trabajo y los niveles salariales.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se respetarán los derechos de los trabajadores a organizarse libremente, formar sindicatos y negociar colectivamente de conformidad con las leyes y reglamentos de cada país o las disposiciones de la OIT.

Nota:

• Los derechos de los trabajadores a organizarse libremente, formar sindicatos y negociar colectivamente significa garantizar que los empleados tengan la libertad de formar sindicatos, afiliarse a sindicatos y consejos de trabajadores, negociar colectivamente y protestar, sin amenazas de represalias, coerción o acoso. .

Se garantizarán los derechos de los empleados a mecanismos de reparación fácilmente accesibles, confiables y justos (mecanismos de denuncia y quejas).

Acciones específicas:
Obligatorio

• Se establecerán puntos de contacto de fácil acceso para informes y consultas (como un punto de contacto interno para informes/consultas/denuncias o un buzón de opinión, o una línea directa proporcionada por una organización externa) para permitir que los empleados presenten quejas.
• Se protegerá la privacidad de los denunciantes y de las partes interesadas, y se proporcionarán soluciones/respuestas con prontitud.

Nota:

• Es importante establecer puntos de contacto de información y consulta y mecanismos para responder a consultas (mecanismos de quejas) que puedan ser utilizados por personas cuyos derechos humanos han sido violados para permitir una reparación y resolución rápida de los problemas.
• Utilizar el sector público (agencias o instituciones gubernamentales) o puntos de contacto de consulta o informes de terceros también es efectivo cuando resulta difícil establecer un sistema interno independiente.
• Es importante informar a los empleados, tanto interna como externamente, de la existencia de puntos de contacto de denuncia o consulta.

Se solicita a los proveedores que tomen todas las medidas necesarias para prevenir accidentes y desastres manteniendo y mejorando la salud y seguridad ocupacional de los empleados y todas las partes involucradas en una capacidad de trabajo.

Nota:

• Muchas leyes y reglamentos de salud y seguridad en el trabajo se basan en las lecciones aprendidas de los accidentes, y es importante comprender y difundir dicha información entre los empleados para reducir el riesgo de accidentes similares.

Se tomarán medidas para evaluar todos los riesgos asociados con la seguridad en el lugar de trabajo y para garantizar la seguridad mediante la adopción de todas las medidas de diseño, tecnología y gestión apropiadas.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los riesgos de seguridad y salud en el trabajo de cada lugar de trabajo deben ser entendidos y gestionados para prevenir desastres y accidentes. Se deben implementar las siguientes medidas para comprender y gestionar los riesgos.
  • Ejemplos de medidas para comprender los riesgos:
    • Evaluaciones periódicas de riesgos (identificación de peligros/peligros potenciales)
    • Auditorías internas
    • Formación y apoyo en colaboración con consultores y expertos
    • Establecer un comité de seguridad y salud en el trabajo
• Inspeccione regularmente las máquinas utilizadas, manténgalas adecuadamente e instale dispositivos de seguridad y equipos de protección en lugares peligrosos.
• Garantizar la seguridad con medios apropiados de diseño, tecnología y gestión en respuesta a condiciones cambiantes, como cambios en el equipo.
• Considere la seguridad de los visitantes de los lugares de trabajo además de la de los empleados.
• Realizar simulacros de evacuación en caso de desastre y capacitación en seguridad y salud ocupacional para los empleados.
• En caso de accidente o lesión grave en el lugar de trabajo, comprenda con precisión la situación y tome las medidas adecuadas.

De desarrollo

• Asignar personal dedicado a la seguridad y salud en el trabajo, además de un gerente de seguridad y salud en el trabajo.
• Incluso si ocurre un accidente o lesión menor en el lugar de trabajo, comprenda con precisión la situación y tome las medidas adecuadas.

Se harán esfuerzos para crear un ambiente de trabajo que permita a cada empleado trabajar de manera segura y saludable.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Debe prestarse especial atención a las personas que realicen trabajos físicamente onerosos o que impliquen la manipulación de sustancias nocivas.

De desarrollo

• Se hará todo lo posible para prevenir accidentes y desastres, y para crear ambientes de trabajo confortables, considerando las características de cada trabajador, además de características tales como diferencias en edad y altura, madres embarazadas y puérperas, y personas con discapacidad.

Nota:

• el trabajo físicamente oneroso y las consideraciones especiales se refieren a lo siguiente:
  • Manipulación de objetos pesados ​​(ejemplo de consideración especial: establecimiento de pesos máximos para hombres y mujeres)
  • Trabajar durante largos períodos de tiempo en ambientes cálidos y fríos (ejemplo de consideración especial: preparación de ropa de invierno e instrucciones para usarla)
  • Trabajo polvoriento (ejemplo de consideración especial: preparación de equipo de protección apropiado e instrucciones para usarlo), etc. Para garantizar dichos productos, los proveedores deben establecer, operar y mejorar constantemente una variedad de sistemas, incluidos los sistemas de gestión de calidad.
• relacionados con el manejo de sustancias nocivas y consideraciones especiales se refieren a lo siguiente:
  • Sustancias que pueden afectar la salud (ejemplos de consideraciones especiales: medidas alternativas según los riesgos de las sustancias químicas, mantenimiento del ambiente de trabajo, gestión de la salud, preparación y uso de equipos de protección, medidas de emergencia, gestión de prevención de robos, prevención de fugas)
  • Sustancias con riesgo de incendio y explosión (ejemplos de consideraciones especiales: medidas alternativas según el riesgo de las sustancias químicas, medidas de prevención de incendios y explosiones, gestión de la salud, mantenimiento del ambiente de trabajo, preparación y uso de equipos de protección, instrucciones para medidas de emergencia, gestión antirrobo, prevención de fugas)

Además de proporcionar baños y áreas de descanso en los lugares de trabajo de la empresa, se debe determinar si los empleados entran en contacto con organismos nocivos, sustancias químicas, ruido excesivo u olores en los lugares de trabajo, y se deben implementar las contramedidas, según corresponda. Los mismos estándares se aplicarán a las viviendas de los empleados proporcionadas por la empresa.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Proporcione suficientes baños limpios, acceso a agua potable y alimentos, y lugares de descanso para todos los empleados.
• Mantenga ambientes higiénicos proporcionando ventilación y aire acondicionado adecuados en los lugares de trabajo.
• Tomar medidas contra los organismos nocivos y las sustancias químicas que se manejan en los lugares de trabajo, y los ruidos y malos olores, considerando el impacto en los vecinos del entorno y el medio ambiente, además de los empleados.
• La seguridad de las instalaciones de vivienda de los empleados debe garantizarse mediante auditorías y visitas para confirmar la seguridad, en los casos de propiedad de las instalaciones utilizadas por los empleados fuera del trabajo, como los dormitorios.

De desarrollo

• En caso de propiedad de instalaciones utilizadas por empleados fuera del trabajo, como dormitorios:
  • Desarrollar políticas con respecto a las instalaciones de vivienda.
  • Asignar una persona a cargo de la gestión de las instalaciones de la vivienda.
  • Establezca una línea directa donde se puedan presentar reclamos o quejas con respecto a la instalación de vivienda.

Los proveedores tomarán todas las medidas necesarias para garantizar que sus productos y servicios cumplan con todos los estándares de seguridad prescritos por las leyes y reglamentos de cada país; al mismo tiempo, deberán adherirse estrictamente a la política de gestión de la calidad. Los proveedores también implementarán planes de continuidad comercial apropiados para garantizar la pronta reanudación de las actividades principales en caso de circunstancias imprevistas, asegurando así un suministro estable.

Nota:

• Identificar las necesidades de los clientes y entregar un suministro estable de productos seguros que sean útiles para la sociedad es una de las misiones más importantes de una corporación. Esto debe lograrse en colaboración con todos los proveedores.
• Para garantizar dichos productos, los proveedores deben establecer, operar y mejorar constantemente una variedad de sistemas, incluidos los sistemas de gestión de calidad.

Se solicita a los proveedores que establezcan y operen sistemas de gestión de calidad.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben desarrollar lo siguiente y establecer un sistema de gestión de calidad para mantener la calidad de los productos y servicios.
  • Estructuras organizacionales
  • actividades sistemáticas
  • responsabilidades compartidas
  • prácticas
  • procedimientos
  • en costes
  • manejo de reacidoces
• Los proveedores deben crear políticas y medidas de calidad del producto o servicio.
• Los proveedores deben verificar el estado en que se han implementado las políticas y medidas de calidad al operar los sistemas anteriores y trabajar para mantener y mejorar el sistema.

Nota:

• Los sistemas de gestión de calidad se refieren a marcos de gestión de base amplia que están diseñados para promover actividades de garantía de calidad. Estos sistemas abarcan estructuras organizativas, actividades sistemáticas, reparto de responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y reácidoces de gestión.
• Las actividades de aseguramiento de la calidad se refieren a la elaboración de políticas de calidad, la implementación de acuerdo con estas políticas, el logro, la revisión y el mantenimiento. Por lo tanto, el aseguramiento de la calidad involucra un ciclo PDCA repetitivo que facilita mejoras continuas en el aseguramiento de la calidad. Un sistema de gestión de calidad representativo es la serie ISO* 9000.
  

  * ISO: Organización Internacional de Normalización

Se solicita a los proveedores que hagan todo lo posible para proporcionar información precisa sobre productos y servicios a los clientes.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los clientes deben recibir información precisa sobre los siguientes elementos.
  • Especificaciones, calidad y procedimientos de manejo
  • Materias primas utilizadas en productos, materiales utilizados en materiales de embalaje, etc.
• Deben tenerse en cuenta los siguientes puntos con respecto a las expresiones incluidas en exhibiciones, publicidad y promociones tales como catálogos de productos y servicios.
  • No se podrán utilizar redacciones y expresiones falsas o que causen malentendidos entre los consumidores y clientes.
  • No se puede incluir información que difame a otras empresas o personas o que infrinja otros derechos.

Al momento del diseño del producto, los productos y materias primas deberán cumplir con los estándares de seguridad prescritos por las leyes y reglamentos de cada país, así como con los estándares requeridos por las empresas comerciales.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los productos y materias primas deben cumplir con los estándares de seguridad estipulados por las leyes y reglamentos de cada país.
• Se deben cumplir los requisitos relacionados con la calidad del producto estipulados en los acuerdos sobre aspectos como el aseguramiento de la calidad con los proveedores.
• Al diseñar/desarrollar productos, los proveedores deben garantizar suficiente seguridad del producto en la etapa de diseño y desarrollo.
• Al fabricar productos, los proveedores deben utilizar materias primas acordadas y garantizar la seguridad del producto mediante métodos de producción apropiados.

Nota:

• Por ejemplo, los proveedores deben hacer referencia a los requisitos legales y reglamentarios relacionados con los alimentos en países líderes como los EE. UU. y la UE, así como a los informes de evaluación de la seguridad.
• Los proveedores deberán hacer referencia a las recomendaciones relacionadas con los alimentos realizadas por la FAO*¹ y quien*² con respecto a los informes de evaluación de la inocuidad, así como a las normas sobre alimentos y aditivos alimentarios, cuando estén disponibles.
  

  *1 FAO significa Organización para la Agricultura y la Alimentación.
  *2 OMS significa Organización Mundial de la Salud.

Se solicita a los proveedores que desarrollen un plan de continuidad comercial (BCP) para restaurar rápidamente las operaciones principales, incluso en circunstancias imprevistas, como parte de los esfuerzos para garantizar el suministro estable de productos.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben establecer el nivel de continuidad del negocio en caso de desastre natural, accidente a gran escala o emergencia como una pandemia.
• Los proveedores deben crear un manual de operación de emergencia que asegure el nivel de continuidad comercial anterior cuando hay una crisis y brindar capacitación a los empleados.

Nota:

• Los BCP abarcan todos los planes para garantizar no solo la seguridad de los empleados sino también la continuidad del negocio en caso de un desastre natural, incluidos terremotos e inundaciones a gran escala, así como situaciones de emergencia como una gran explosión o incendio en una fábrica, o una pandemia.
• Según dichos planes, los proveedores deberán establecer el nivel objetivo para la continuidad del negocio, crear manuales para cuando haya una crisis y realizar capacitaciones para continuar con las operaciones principales prioritarias.

Se solicita a los proveedores que minimicen cualquier impacto perjudicial sobre la naturaleza y los ecosistemas al fabricar productos teniendo plenamente en cuenta el medio ambiente. Al mismo tiempo, velarán por la salud y la seguridad de todas las personas. Reconociendo la importancia de la conservación del medio ambiente, se solicita a los proveedores que presten el debido cuidado a lo largo de sus procesos de producción, desde el uso de reactivos naturales hasta la eliminación de residuos, y contribuyan a la conservación de la biodiversidad mientras minimizan las emisiones, incluidos los gases de efecto invernadero.

Nota:

• Garantizar un medio ambiente y una sociedad global sostenible es hoy un componente clave de las actividades corporativas. A medida que el Grupo Ajinomoto y sus proveedores realizan sus actividades comerciales diarias, se debe prestar toda la atención al entorno global. Tener en cuenta el medio ambiente global y contribuir activamente a la creación de un medio ambiente y una sociedad sostenibles a través de actividades comerciales es la base misma de las actividades corporativas en curso.

Se tomarán medidas para establecer y operar sistemas de gestión ambiental, reducir cualquier impacto negativo de las actividades comerciales en el medio ambiente y buscar mejoras continuas a este respecto.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben establecer un sistema de gestión ambiental (EMS). Se deben tener en cuenta las pautas, incluidas las siguientes, al crear el sistema.
  • ISO14000
  • EcoAcción 21*¹
  • Varios EMS reconocidos en otros países
  • ISO26000*²
  • Principios del Pacto Mundial de la ONU
• Al operar los sistemas anteriores, el alcance no debe limitarse a aspectos como las fábricas y la producción, sino que debe abarcar todos los esfuerzos de la empresa (Grupo), así como las actividades de la cadena de suministro y valor.

Nota:

• Establecer un sistema de gestión ambiental (SGA) es fundamental para llevar a cabo actividades ambientales.
• Por lo tanto, cuando se opera un SGA, el alcance no debe limitarse a aspectos como las fábricas y la producción, sino que debe abarcar todos los esfuerzos de la Compañía (Grupo), así como las actividades de la cadena de suministro y valor.

Se solicita a los proveedores que manejen adecuadamente aquellas sustancias químicas identificadas en las leyes y reglamentos para el proceso de producción.

Acciones específicas:
Obligatorio

• No solo las sustancias químicas designadas por las leyes y reglamentos, etc., utilizadas por la propia empresa, sino también las utilizadas por los proveedores deben gestionarse adecuadamente como cuestión de rutina.
• Los sistemas de gestión deben reflejar de manera consistente la información más reciente sobre las regulaciones de sustancias químicas.

Nota:

• Existe un riesgo sustancial de que, si las sustancias químicas no se manejan y utilizan adecuadamente, podrían tener un impacto negativo en la salud de las personas y el ecosistema.

Se solicita a los proveedores que trabajen para reducir el uso de sustancias químicas que son potencialmente dañinas para la salud humana y el ecosistema, o que sustituyan otras sustancias químicas por dichas sustancias.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Además de gestionar adecuadamente el uso de sustancias químicas como se explica en 5-2. anterior, los proveedores deben tomar medidas para reducir el uso de sustancias químicas que son potencialmente dañinas para la salud humana y el ecosistema, así como para encontrar alternativas menos dañinas a tales productos químicos.

Se solicita a los proveedores que establezcan estándares ambientales voluntarios y realicen mejoras cuando sea necesario, al tiempo que garantizan el cumplimiento de las leyes y reglamentos relacionados con la descarga de agua, las emisiones, los desechos, el ruido, las vibraciones y la iluminación en cada país donde se llevan a cabo las operaciones.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben cumplir con las leyes y reglamentos de cada país donde realizan operaciones.
• Los proveedores deben mantener una estrecha comunicación con las partes interesadas, incluida la comunidad local, y buscar mejoras manteniendo estándares voluntarios cuando sea necesario.

Con énfasis en el uso eficiente y circular de reácidoces (materias primas), energía y agua, se solicita a los proveedores que establezcan objetivos voluntarios para la conservación de reácidoces, energía y agua, así como para reducir los desechos y las emisiones de gases de efecto invernadero, y disminuir el impacto negativo. sobre el medio ambiente y los ecosistemas a lo largo de toda la cadena de suministro desde una perspectiva de sostenibilidad.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben establecer objetivos numéricos voluntarios relacionados con temas como hacer un uso más eficiente de las materias primas y la energía, reducir el uso y el desperdicio de agua, y reducir el volumen de emisiones de gases de efecto invernadero y trabajar para aumentar la eficiencia.
• Los proveedores deben trabajar para difundir esto a lo largo de la cadena de suministro y valor y para determinar y mejorar el ciclo de vida de la actividad comercial y del producto.

Nota:

• Las iniciativas para minimizar cualquier impacto negativo de las operaciones en el medio ambiente están estrechamente relacionadas con la mejora de la eficiencia de las actividades empresariales. Las iniciativas pueden incluir la conservación de reactivos, energía y agua, la reducción de desechos y la reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero. Por lo tanto, se espera que los proveedores establezcan voluntariamente objetivos numéricos en estas áreas y trabajen activamente para aumentar la eficiencia. Además, las iniciativas deben emprenderse desde la perspectiva de las actividades comerciales y los ciclos de vida del producto en toda la cadena de suministro y valor, extendiéndose más allá del ámbito de la empresa en consideración de los reácidoces y el medio ambiente a escala global.
• Por ejemplo, los proveedores deben examinar de cerca las emisiones de gases de efecto invernadero de nivel de Alcance 3* y realizar cálculos de la huella de carbono y otros métodos relacionados.
  

  * Alcance 3: Las emisiones incluyen el impacto ambiental de las emisiones de gases de efecto invernadero en toda la cadena de suministro, incluida la fabricación, el transporte, los viajes de negocios y los desplazamientos.

Se solicita a los proveedores que tomen medidas para determinar y minimizar el impacto de la instalación de fábricas y granjas en las comunidades locales, el entorno natural y los ecosistemas.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Si un proveedor planea construir una nueva fábrica o granja o ampliar las instalaciones existentes, debe realizar una evaluación del impacto del desarrollo en la comunidad local, así como en el ecosistema y el medio ambiente, y tomar las medidas adecuadas para reducir cualquier impacto negativo.
• Si un proveedor ha desarrollado terrenos en el pasado, debe confirmar cómo dichas actividades han afectado el medio ambiente e implementar las medidas necesarias para responder adecuadamente a cualquier destrucción ambiental, violaciones de derechos humanos u otros problemas que hayan resultado.

Nota:

• La construcción de instalaciones de producción y granjas puede cambiar el uso de la tierra y alterar los paisajes, lo que podría destruir ecosistemas valiosos y, como resultado, afectar negativamente a los residentes cercanos e incluso amenazar sus medios de subsistencia. Este tipo de desarrollo ha sido fuertemente criticado por los ciudadanos y las ONG, lo que no solo daña la reputación de una empresa, sino que también conduce a la suspensión del negocio.

Se solicita a los proveedores que confirmen la trazabilidad y determinen el estado de conservación de la biodiversidad y el ecosistema en las regiones productoras de las que se obtienen las materias primas, e implementen las mejoras necesarias.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben volver a las actividades de suministro aguas arriba y determinar el estado de las regiones productoras en colaboración con las partes interesadas.
• Los proveedores deben trabajar para implementar mejoras si hay problemas con las condiciones en las regiones de producción en términos de preservación de la biodiversidad y los ecosistemas.

Se solicita a los proveedores que proporcionen productos y servicios que contribuyan al medioambiente global teniendo en cuenta el medioambiente en la etapa más temprana posible del ciclo de vida del producto, incluida la investigación y el desarrollo desde la perspectiva de la sociedad.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben incorporar preocupaciones ambientales desde la etapa de investigación y desarrollo de productos y entregar productos y servicios que contribuyan al medio ambiente global.

Nota:

• Al trabajar para construir un entorno y una sociedad global sostenible, se espera que las empresas miren más allá de los límites de sus propias actividades para reducir la carga medioambiental y contribuir activamente a la sociedad en su conjunto.
• En términos específicos, es importante que las actividades comerciales mismas se utilicen para contribuir al medio ambiente global, lo que incluye la incorporación de preocupaciones ambientales desde la etapa de investigación y desarrollo de productos y la entrega de productos y servicios que contribuyan al medio ambiente global.

Se solicita a los proveedores que divulguen adecuadamente la información en respuesta a las solicitudes activas de divulgación de información sobre el medio ambiente.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben emprender la divulgación adecuada en respuesta a las solicitudes de información relacionada con el medio ambiente.
• Los proveedores deben trabajar para comunicarse activamente con las partes interesadas a través de una variedad de actividades voluntarias de comunicación ambiental.

Nota:

• Las actividades de comunicación adecuadas, como la divulgación de información sobre el medio ambiente, son la base para mejorar la transparencia de las actividades comerciales y ganarse la confianza de la sociedad.

Se solicita a los proveedores que implementen todas las medidas necesarias para proteger los sistemas informáticos y las redes, establezcan los controles adecuados para evitar daños a ellos mismos y a otras empresas, y gestionen y protejan adecuadamente la información personal de los clientes, terceros y empleados, así como toda la información confidencial. en su posesión.

Nota:

• Los sistemas de información son ampliamente reconocidos como valiosos y se utilizan ampliamente en las operaciones diarias. Si bien estos sistemas ofrecen conveniencia y velocidad, también conllevan mayores riesgos, como problemas mayores en el sistema y fugas de información.
• El incumplimiento por cualquiera de las partes de las normas que permiten beneficiarse de servicios de alta calidad a través de los sistemas de información podría conducir no solo a la pérdida de negocios sino también a violaciones de la ley y pérdida de credibilidad dentro de la sociedad. Por lo tanto, las actividades de seguridad de la información son extremadamente importantes.

Se solicita a los proveedores que implementen medidas para protegerse contra las amenazas de las redes informáticas y lleven a cabo una gestión para garantizar que no haya daños para ellos mismos ni para otras empresas.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben implementar medidas para proteger las redes informáticas contra amenazas, como infecciones por virus informáticos y ataques cibernéticos.
• Los proveedores deben utilizar contraseñas robustas vinculadas a las identificaciones de los usuarios en los sistemas utilizados para las transacciones con el Grupo Ajinomoto.

Nota:

• En el caso de que las computadoras se infecten con un virus, existe la posibilidad de que la información del cliente, así como la información confidencial almacenada en las computadoras, se filtre o se pierda a través de la red.
• La falta de gestión exhaustiva de las contraseñas de ID de usuario puede provocar fugas de información y alteración de la información debido al acceso no autorizado a la computadora, y si la red se convierte en objeto de un ataque cibernético, existe la posibilidad de pérdidas debido a una interrupción en las operaciones.
• Es deseable introducir la autenticación de múltiples factores para las contraseñas.

Se solicita a los proveedores que administren y protejan adecuadamente la información personal de los clientes, terceros y empleados.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben examinar el enfoque hacia la información personal y la privacidad adoptado en el país donde se realizan las operaciones y gestionar dicha información en consecuencia.
• Los proveedores deben establecer reglas (política de privacidad, etc.) acordes con las leyes y reglamentos de cada país y trabajar para prevenir los siguientes tipos de incidencias, que son causa de fugas de información personal.
  

  [Ejemplos de causas de fugas de información personal]

  • Eliminación intencional de información y fuga de información debido a la negligencia de los empleados o proveedores de servicios externos.
  • Error humano por desconocimiento de la Ley de Protección de Datos Personales así como de los sistemas de información
  • Acceso no autorizado por un tercero.

Nota:

• Si la información personal se maneja de manera inadecuada, pueden surgir incidentes que involucren a las personas afectadas. Las empresas que poseen información personal están obligadas a aclarar el propósito del uso, notificar a la persona o anunciar el propósito del uso y manejar la información personal después de tomar las medidas de control de seguridad adecuadas. Sin embargo, sigue habiendo numerosos incidentes en los que se ha filtrado información.
  ■La Ley de Protección de Información Personal de Japón también se aplicó al sector corporativo a partir de abril de 2005. Las empresas en posesión de información personal deben aclarar el propósito para el cual se usará la información y adoptar todas las precauciones de seguridad necesarias en el manejo de información personal.

• Para la información personal utilizada a diario, es necesario cumplir con las Leyes y reglamentos sobre protección de datos personales, establecer ciertas reglas con respecto al uso de dicha información y administrar adecuadamente esa información.

Se solicita a los proveedores que gestionen y protejan adecuadamente la información confidencial recibida de clientes y terceros.

Acciones específicas:
Obligatorio

• Los proveedores deben cumplir con las pautas descritas en los acuerdos de confidencialidad con respecto al manejo de la información que cae dentro del alcance de los acuerdos de confidencialidad (acuerdo mutuo relacionado con la naturaleza de la confidencialidad) celebrado con los clientes.
• Los proveedores deben informar si están utilizando información obtenida de un tercero para hacer negocios utilizando los procedimientos adecuados.

Nota:

• Los acuerdos contienen una variedad de restricciones, incluidas restricciones en la cantidad de copias, así como las partes a las que se puede divulgar la información. Cualquier violación de los acuerdos de no divulgación que conduzca a una filtración o uso no autorizado de información confidencial puede generar daños sustanciales, incluidas reclamaciones por enormes cantidades de compensación.

Se solicita a los proveedores que realicen actividades independientes que contribuyan al crecimiento y desarrollo de las comunidades internacionales y locales.

Acciones específicas:
De desarrollo

• Los proveedores deben apoyar activamente a las comunidades relacionadas con su negocio en la medida de lo posible. Las actividades de apoyo incluyen lo siguiente.
  • actividades que aprovechan la tecnología y otros activos para los negocios y contribuyen a la sociedad
  • actividades que aprovechan los activos no monetarios, incluidas las instalaciones y los recursos humanos, y contribuyen a la sociedad
  • actividades que contribuyen a la sociedad a través de donaciones

Nota:

• ISO26000 utiliza la frase “participación de las partes interesadas”. Como sugiere la frase “participación de las partes interesadas”, la construcción de relaciones con todas las partes (comunidades) es un tema importante. Ninguna organización o individuo puede existir fuera de la sociedad. Por tanto, la participación activa y el desarrollo de la comunidad permite generar un crecimiento sostenible.
• En términos específicos, las actividades incluyen colaborar con las comunidades locales en el momento de un desastre; actividades de apoyo realizadas por empleados, voluntarios, OSFL, ONG u otras entidades; hacer donaciones y difundir información. Los proveedores determinarán el alcance de la asistencia posible y trabajarán activamente para contribuir a la sociedad.